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Vous utilisez Power BI ou commencez son exploration ?
Voici nos 3 conseils pour créer des rapports Power BI et bien commencer à exploiter l’outil :
Les points abordés
Privilégier des données en format WEB
Je vous vois déjà venir « Mes données sont sur un fichier Excel / Word et du coup je ne peux pas utiliser le format Web de plus je ne suis pas un webdesigner ou geek pour utiliser du Web … »
Bien tenté ! seulement, vous êtes également concerné par ce conseil. Vous pouvez vous demander pourquoi favoriser un format Web ?
Eh bien, sachez que Power BI peut travailler en votre absence ! C’est-à-dire, si vos données sont accessibles en Web, il peut mettre à jour automatiquement le jeu de données ce qui n’est pas possible si vous travaillez en local.
Il y a quand même une exception à la règle si vous installez une passerelle de donnée (Data Gateway) de Power BI. La mise à jour automatique peut fonctionner en local, MAIS il faut pour cela que le poste où la passerelle est installée soit allumé aux heures d’actualisation. À titre d’exemple J’utilise personnellement une Data Gateway pour mettre à jour un jeu de données MySQL d’un site WordPress.
Comment intégrer un jeu de donnée Excel par exemple en format Web ?
Tout d’abord, permettez-moi de vous présenter votre ennemie :
Oui je sais … c’est tellement logique de cliquer sur un bouton Excel pour importer de l’Excel, MAIS c’est le piège. En utilisant le format Excel de Power BI vous importez en LOCAL (pas bien …)
Alors, comment faire !?
Vous devez mettre votre fichier Excel sur un OneDrive ou SharePoint (pour l’environnement Microsoft). Ce faisant, vous transformez un fichier local en Web ! super non ?
Comment importer ce fichier dans Power BI ?
Pour commencer, ouvrez le fichier Excel depuis OneDrive ou SharePoint sur « L’application » comprenez Excel :
Une fois le lien copié, rendez-vous dans Power BI et obtenez des données en WEB puis collez le lien du document.
ATTENTION, veillez à supprimer le texte qui est après l’extension du document « ?web=1 » sinon cela ne marche pas :
À présent, prenez garde aux types modifiés…
Attention au type modifié
Quand vous chargez des données dans Power BI, des étapes appliquées se crées dans l’éditeur Query (Vous pouvez y accéder depuis l’accueil de Power BI dans via le bouton « Transformer les données »).
Parmi ces étapes appliquées, vous devez vous méfier de la plus sadique d’entre elles… « Type modifié » :
Pourquoi Power BI réalise des étapes appliquées ?
Ce qui se passe dans Power BI reste dans Power BI. Comprenez que si vous souhaitez alléger un jeu de données par exemple en supprimant des colonnes et des lignes. Cela n’a pas d’incidence sur le jeu de données en question.
En fait, Power BI historise vos modifications et transformations sous forme d’étapes appliquées et quand il actualise un jeu de donné il réexécute scrupuleusement les mêmes étapes dans le même ordre jusqu’à la dernière.
Quel est le problème du coup ?
L’étape « Type modifié » va déterminer pour chaque colonne le format des données.
Est-ce qu’il s’agit d’un texte, d’une date, d’un nombre entier ou décimal … . À cette étape précisément Power BI va verrouiller les entêtes des colonnes !
Vous devez afficher la barre des formules dans le menu affichage pour accéder à la vue suivante.
Voici un exemple :
Le souci est que si vous supprimez ou renommez une colonne déjà verrouillée, vous allez générer une erreur qui va planter votre rapport !
Alors, comment faire ?
Dans les bonnes pratiques, vous devez réaliser l’étape type modifié à la fin des transformations (quand cela est possible) et surtout, vous devez verrouiller uniquement les colonnes avec des nombres et des dates. Enfin, veillez à verrouiller des colonnes que vous allez utiliser dans votre rapport :
Laissez Excel dans Excel
C’est une erreur classique d’utilisation de Power BI, vouloir reproduire ce qu’il y a dans un fichier Excel ou PowerPoint dans Power BI … .
Vous devez comprendre que Power BI est un outil interactif qui permet une analyse croisée en cascade. Ce qui n’est pas le cas d’Excel ou PowerPoint, qui ont une présentation « Statique » des éléments. (Oui même avec des animations ça reste des images ou graphiques fixes)
C’est comme vouloir faire du traitement de texte dans Excel ou des tableurs dans Word … ça peut le faire, mais ce n’est vraiment pas top.
De même, Power BI est un outil de visualisation des données il n’est pas prévu de saisir des données via Power BI (je sais c’est frustrant …).
Pour la saisie vous pouvez par exemple utiliser Power Apps qui peut écrire sans des feuilles Excel (en Web) ou dans des listes SharePoint par exemple.
À chacun sa spécialité, lors d’un projet de digitalisation avec Power BI vous devez bien prendre en compte ses capacités et limites pour une utilisation optimale.
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