Comment activer l’actualisation automatique de Power BI ?

Vous avez créé votre rapport Power BI et vous l’avez publié sur le Web ? Il ne vous reste plus qu’à automatiser la mise à jour du jeu de données et c’est ce que nous allons voir dans cet article 😊.

Quels sont les prérequis pour mettre à jour en automatique vos données ?

1)      Idéalement, vous devez utiliser des données en format Web dans votre rapport afin que Power BI puisse aller mettre à jour les jeux de données que votre PC soit allumé ou non.

Dans certain cas le format Web n’est pas possible, vous devez donc installer une data Gateway qui va jouer le rôle d’intermédiaire pour mettre à jour vos données en local. Cette méthode nécessite que votre PC soir allumé lors de la mise à jour.

2)      Vous devez publier votre rapport afin de publier en même temps vos jeux de données sur Power BI WEB

Une fois ces deux étapes terminées, nous allons à présent voir comment activer la mise à jour automatique de vos données.

Comment activer la mise à jour automatique de vos données ?

Pour commencer, rendez-vous sur Power BI WEB. Vous avez un raccourci quand vous publiez un rapport pour y accéder directement :

Rendez-vous ensuite dans votre espace de travail (ou celui sur lequel vous avez publié votre rapport) et dans l’onglet « Jeux de données + dataflows » :

Vous devriez retrouver votre jeu de données en orange, cliquez sur le deuxième bouton « Planifier l’actualisation » :

Vous devez mettre à jour les informations d’identification de la source de données. Pour ce faire, ouvrez l’onglet et vous devriez voir des petites croix devant vos données. Cliquez sur « Modifier les informations d’identification » :

Sélectionnez « OAuth2 » et « Organizational » ; « Private » ou « None » suivant la nature de votre compte office 365 (entreprise, scolaire, privé …). Cliquez ensuite sur « Se connecter » et sélectionnez votre compte Office 365 :

Vous devez répéter cette opération sur chaque jeu de données afin de supprimer toutes les petites croix.

Lorsqu’il n’y a plus de croix, vous pouvez accéder à la planification automatique de votre rapport.

Comment planifier des actualisations automatiques avec Power BI ?

Toujours dans le menu « Planifier l’actualisation » de votre jeu de données, rendez-vous sur l’onglet « Actualisation planifiée ».

NOTA : si le menu n’est pas accessible, c’est que vous avez des données en local et pas de passerelle d’installée. Cliquez sur « Connexion à la passerelle pour utiliser une passerelle de données locale :

Activez le bouton « Tenir à jour vos données » et sélectionnez une plage d’actualisation (tous les jours ou toutes les semaines).

Vous pouvez préciser des heures ou jours spécifiques en cliquant sur « Ajouter un autre horaire » :

Pensez à laisser la case à cocher pour recevoir un mail en cas d’échec d’actualisation. Vous pouvez également spécifier une personne en cas d’échec.

Pour terminer, cliquez sur « Appliquer ».

Félicitations, vous avez lancé une mise à jour automatique de vos jeux de données avec Power BI !