Pourquoi et comment importer ses données en format WEB ?

Power BI, Pourquoi et comment importer ses données en format WEB ?

Vous utilisez power BI ? Vous souhaitez mettre en place la mise à jour automatique de vos données ?

Cet article est pour vous ! mais avant tout, pourquoi bon importer ses données en Web ?

Une question d’automatisation :

Sachez que Power BI peut tenir vos rapports et tableaux de bord à jour en mode automatique.

Pour profiter au mieux de cette possibilité vous devez prendre pour habitude d’importer vos données en WEB.

WEB, qu’est-ce que cela signifie ?

Imaginons que vous travaillez sur des fichiers Excel et que vous souhaitez importez vos données en Web, pour cela vous devez déposer vos documents dans un OneDrive ou SharePoint / Teams afin que Power BI puisse y accéder sans votre présence.

Si vous avez connecté un dossier local à Power BI et que vous souhaitez le transférer en connexion Web, vous devez utiliser le connecteur Dossier SharePoint qui est l’équivalant en Web.

Comment mettre à jour mes documents en Web ?

A partir du moment ou vos documents sont sur un OneDrive ou SharePoint, vous pouvez utiliser des flux Power Automate afin d’automatiser la mise à jour de vos documents. Nous utilisons par exemple des flux qui récupèrent des pièces jointes dans des mails et les déposent et remplacent dans notre SharePoint. Power BI étant connecté au document sur SharePoint, il se met à jour automatiquement sans intervention humaine

Et si je ne peux pas travailler en Web ?

Il y a toujours des exceptions qui font que le format Web n’est pas possible. Dans ces cas il vous faudra télécharger et installer une passerelle de données locale afin d’actualiser en automatique vos données locales.

Cette passerelle a pour inconvénients de nécessiter que votre PC soit allumé lors de l’actualisation. Dans le cas contraire, vous aurez une erreur d’actualisation.

Comment importer un document Excel en Web dans Power BI ?

Vous devez dans un premier temps déposer votre document dans votre OneDrive ou SharePoint (la manipulation est la même pour les deux).

Une fois votre document en ligne, ouvrez-le dans l’application (Excel). Vous pouvez également synchroniser votre bibliothèque afin de récupérer vos documents en local tout en étant connecté au Web avec le bouton « Synchroniser ».

Cela permet de conserver une version locale tout en travaillant sur un format Web.

Une fois ouvert dans l’application (Excel), rendez-vous dans le menu fichier et copier le chemin d’accès dans le presse papier.

Dans Power BI, cliquez sur « Obtenir des données » et « Web ». Collez ensuite votre chemin d’accès et pensez à enlever « ?web=1 » à la fin de l’URL.

Vous devez vous arrêter à la fin de l’extension, dans le cas d’un fichier Excel, vous arrêtez à .xlsx.

Il se peut que Power BI vous demande de vous connecter, dans ce cas, cliquez sur « compte professionnel » ou « compte Microsoft» et connectez-vous avec vos ID et MDP d’organisation (c’est aussi valable pour les autres types de comptes Microsoft).

Accès à la ressource interdit ?

Si ce message apparait, vous devez mettre à jour votre connexion. Pour cela, rendez-vous dans le menu fichier de Power BI puis « Options et paramètres » et « Paramètres de la source de données ».

Passez en revue les autorisations de vos données en pensant à regarder également dans les autorisations globales.

Vous devez mettre le niveau de confidentialité sur « Professionnel ».

Félicitations, vous savez à présent comment et pourquoi connecter vos données en format Web !